Buenos Aires SOS

© PFU LIMITED 2015, Microsoft、Windows、SharePoint、Excel、Word、PowerPoint、Outlookは、米国Microsoft Corporationの、米国、日本およびその他の国における登録商標または商標です。 また機能面だけではなく、運用面からも、『プロパティ情報を入力するのは手間がかかるので現実的でない』と言う現場からの抵抗にあうこともあります。, そんな、SharePointを文書管理(活用)システムとして検討する際によく問われる"あるある"と、解決策となり得るヒントをいくつか挙げてみたいと思います。書きだすとキリがないので、ちょっとだけ…。, 最後に、文書管理にセオリーはあっても、正解があるものではありません。また、いかにすばらしいシステムを構築したとしても、使う利用者側が習熟していなかったら活用されずに残念な結果になり得ます。以下に挙げるポイントが、成功させるために大事だと弊社では考えています。, 弊社（株式会社PFU）では、自社で培ったSharePoint＆文書管理のノウハウと、SharePoint向けアドオンソリューション「ドキュメントソリューション for

バージョン履歴の画面が出てきます。 Excelの場合は、図のようにそのメンバーが選択しているセル位置が表示されます。 のいずれかを行うことが出来ます。, これまで説明した通り、SharePointでファイルと開くと、通常は共同編集モードになります。 4. 解除したいときは、同じくファイルを選択し、ピンのアイコンで固定を解除をクリックします。, アップロードしたファイルを開くには、ファイル名をクリックすれば良いのですが、（設定変えないままだと）Excel/WordファイルなどはWeb版が開きます。, 使い慣れたデスクトップ版のExcel/Wordで開きたければ、 　表示・復元・削除 Office365導入ガイド, リストテンプレート(ワークフロー削除). ナビゲーションとフィルター処理」機能や、リストビューのフィルター適用で実現できます。, 「契約書はこのライブラリのこのフォルダ」「図面はこっちのライブラリ」「このコンテンツタイプはあっちのサイト」…など、文書の種類・状態を元にして適切な場所に振り分けることが可能です。SharePoint標準機能で言えば、コンテンツオーガナイザー機能や、Designerを使ってワークフローを作成することで実現できます。, 仕分けの一種ではありますが、「あと少しで契約完了日を迎えるものをワークフローに回す」「保存年限を超えたものをゴミ箱に移動する」…と言った、文書のライフサイクルを実装できます。SharePoint標準機能では、情報管理ポリシーの保持機能で実現できます。, しかし、いざ 文書管理(活用)を検討していくと、SharePoint標準機能だけでは充足できないことに気づきます。 2. SharePoint, 登録する文書の名前（ファイル名）が重複すると、ファイルサーバと同様に上書きとなる。, Office文書の場合で文書に"タイトル"プロパティが指定されていると、SharePoint側の"タイトル"プロパティに引き継がれる。, Office文書以外は必須または任意で入力する必要があり、形式によって違いがあるため、利用者に不親切。, ファイルサーバのように、ファイル名＝タイトルとして文書を扱うことに慣れていると、タイトルプロパティは冗長的。, （事例）既定のタイトルプロパティとは別に新規プロパティ「文書タイトル」を追加して検索に利用。, （事例）文書登録後にワークフロー機能で名前（ファイル名）をタイトルプロパティにコピー。, （事例）文書登録後にワークフロー機能でタイトルプロパティを名前（ファイル名）にコピー。, ファイル名を右クリックして、ブラウザのコンテキストメニューから「対象をファイルに保存」すれば良い。, （事例）フォルダは使用せず、すべての文書をフラットに管理。ビューの「グループ化」機能や「メタデータ ナビゲーションとフィルター処理」機能を使って階層表現。, ドキュメントセットに案件情報を設定し、登録する文書に同一案件情報を継承。それとは別に、文書には文書固有のプロパティを設定。, 文書登録時に、継承するドキュメントセットのプロパティまで表示されて変更可能だが、変更しても無意味（登録後に継承値で補正される）。, テキスト入力ではなく、揺らぎをなくすために選択肢と"管理されたメタデータ"を活用する。, （事例）プロパティは十数個用意するが、「大分類」と「中分類」だけ必須（選択肢）にし、残りは任意入力。, （事例）ドキュメントセットを活用し、そこに文書を登録するだけで必要なプロパティを継承させる。, SharePointのバージョン管理機能では、文書の編集だけではなく、プロパティを修正しても更新される。, ファイル名を変更した場合、バージョン履歴からは過去の名前には復元できない。（名前はバージョン管理対象外）, （事例）SharePointのバージョン管理機能はバックアップ機能と位置付け、文書の版数を管理したければ個別でプロパティを用意して管理する。（Office文書の場合、プロパティを連携させるのも可）, 管理対象の特性、企業／部署の文化・習慣、ITインフラの制限などを踏まえて、ベストな方法を模索する。, 細かい要件主体でゴリゴリ作り込むのではなく、妥協点を見極めながら可能な限りSharePointもアドオン製品も標準機能で運用できるように（業務を）工夫する。, システムにすべての処理を負わせるのではなく、ある程度、運用者／利用者の手も借りる。. ここで、通知先・通知の対象（新規追加 or 既存の変更 or 削除 or すべて）・　通知のタイミング（すぐ or 一日一回など）といったオプションを選ぶことが出来ます。, おすすめの使い方は、フォルダに対して、新しいアイテムの追加時に、通知するといった設定です。これで、かんたんな自動監視が実現できます。, なお、設定した通知を削除したいときは、上部メニューの3点ボタンから、個人用通知の管理を選び、通知設定を変更・削除することが可能です。, 次はおまけですが、ファイル情報　です。 ご興味のある方は、こちらからお問い合わせ下さい。, 株式会社PFU）千葉辰典 マイクロソフト コミュニティをご利用いただき、ありがとうございます。 you can read useful information later efficiently. 2017年11月頃にいくつか議論があったのを確認できたのですが、SharePointモダンサイト上にコメント入力用の欄が表示されるようになっていました。 【下部にコメント欄が】 このコメント欄、適当に文字を入力してページにコメントを付与することができるようです。 3. 校閲／変更履歴オプション／［すべての変更履歴/コメントで］ビューを”変更履歴”に設定, ［変更履歴］ウインドウ：縦長，横長で表示すると，コメントは表示されますが，いずれも「作成者」となる．, テンプレートあるいはユーザーごとに設定しなければいけないことがありましたら，ご伝授いただければ幸いです．, ​むっく130325 さん、こんにちは。 ファイルやフォルダを選択し、上部メニューの3点ボタンから、通知を選んでください。 Help us understand the problem. 　　デスクトップアプリで開く 　上部メニュー右端の3点ボタン　＞　バージョン履歴

SharePoint」で、紙文書・電子データの積極的活用を実現するお手伝いをしています。 What is going on with this article? 　↓ 2017年11月頃にいくつか議論があったのを確認できたのですが、SharePointモダンサイト上にコメント入力用の欄が表示されるようになっていました。 【下部にコメント欄が】 このコメント欄、適当に文字を入力してページにコメントを付与することができるようです。 ​​​​​​​をクリックしてください。 Teamsのチームを作成すると、SharePointのチームサイトが自動作成されています。チームのチャネルにアップロードしたファイルは、SharePointに保存されます。Teamsの「メンバー」は、SharePointでは「編集」権限をデフォルトで付与されており、一部のサイトオーナー機能を除いて殆どの事が出来るようになっています。, まず、自チームのSharePointサイトに行ってみましょう。 SharePoint Server のヘルプと ... ファイルをチェックインするときに、ファイルに行った変更についてのコメントを追加するように求められます。 ... コメントはバージョン履歴の重要性を高めるために役立ち … ShareP… 　↓ ック表示を終了, アンケート Excelエクスポート項目 変更, ドキュメントライブラリ(Preview), ライブラリ ドラッグ＆ドロップ, 誰でもできる!

チェックイン時に入力したコメントが確認出来ます。このように、厳格なバージョン管理を行いたいときに、チェックアウト・チェックインを利用することがあります。, まずはExcelにエクスポートです。これは、ファイル一覧表をExcelで見られる機能です。上部メニューのExcelにエクスポートをクリックします。 　ファイルを選択して右クリック　>　開く　>　アプリで開く データのインポートウィザードが出てくるので、特に変更せずOKを押します。, これでファイル一覧がExcel化されました。Excelファイルに名前を付けて保存しておきましょう。試しに名前列のハイパーリンクをクリックしてみましょう。Webブラウザでファイルを開くことが出来ます。, また、データタブ　＞　すべて更新　で新規ファイル追加など、変更がExcelに反映されます。, さらに、フォルダ内のファイルも一行ずつ表示されます。つまり、ファイルが多くなり、フォルダ階層が深くなっても、掘り下げることなく、Excelのフィルター機能ですぐに目的のファイルへたどり着くことが出来るのです。, 次は通知についてです。通知は、ファイル・フォルダに変更等発生したときに、メールで知らせてくれる機能です。 バージョンの確認方法は、ファイルを選択し、 休暇申請を承認センターに追加した後、申請を事前承認者に電子メールで送信します。Adds the vacation request to the approval center and then emails the request to the pre-approver. 在宅勤務が始まって急にTeamsを使い始めることになった、という方もいらっしゃるかと思います。Teams基本機能である通話・チャット・チャネルは、すぐに使いこなせるでしょう。, 上記以外に、ファイルの細々とした操作をしたいときに、SharePointの操作を覚えた方が良い場面が出てきます。これを念頭に本記事では、SharePointというモノを初めて聞いた方を対象に、その基本操作を紹介していきます。リストとライブラリの詳細は別途。, SharePointは単なるファイルやデータの置き場所に留まるものではなく、それ以上の機能を備えています。UIもモダンSharePointは以前のモノと比べて結構良くなっています。, 補足 チェックインするバージョンに関するコメントを追加することが出来ます。入力してOKを押します。 SharePointを共有フォルダのように使う方法を説明します。SharePointのサイト上限数は500,000サイト、データ容量は1TB＋契約ユーザー×10GBです。かなり多くのデータが格納できるので、例えば部門別のアクセス権をかけたサイト等を作りドキュメントを共有すると便利に使えると思います。 © 2016 Infoshare Inc. All rights reserved. 対象ファイルにマウスを置くと、右図のようなホバーカードが出てきてファイルにまつわる情報を見ることが出来ます。 やり方は、 【手順】: Word 2013 を起動 > [ファイル] タブ > オプション > セキュリティ センター > セキュリティ センターの設定 > プライバシー オプション > [ファイルを保存するときにファイルのプロパティから個人情報を削除する]  のチェックを外す です。または、ファイル選択し、右クリックでもOKです。 フォルダ単位で共有設定を行い、共有相手をフォルダ名に付けるなど、明確なルールでの運用をお勧めします。, 次に、既存共有設定の確認方法と削除の仕方を説明します。 弊社のTipsではSharePointでの「ドキュメント検索」をキーワードに、弊社が実際に陥ったトラブル事例に触れながら、仕様や対処・対策について言及してきました。, 検索に関して、実際にお客様とお話しをすると【検索＝全文検索（ドキュメント内テキストの検索）】であり、特に紙文書を電子化して登録する際にはOCR（光学文字認識）精度が第一優先事項と認識されている方が多くいらっしゃいます。どちらかと言うと、ファイルサーバ的な利用方法でしょうか。, 管理する文書や利用目的によっては、それで問題なく利用できているケースは多くありますが…, ファイル名や文書内に含まれているであろう文言を推測し、検索をしてみて、ヒットすればラッキー。 2017年11月頃にいくつか議論があったのを確認できたのですが、SharePointモダンサイト上にコメント入力用の欄が表示されるようになっていました。, このコメント欄、適当に文字を入力してページにコメントを付与することができるようです。docs.microsoft.comのコメント機能みたいなものですかね。使い方は簡単で、コメント文字を入力して投稿を押すだけでページにコメントを差し込めます。, コメントには返信と、見えずらいですが右側に...メニューがあり、削除が行えるようになっています。, このコメント、サイトのメンバーであれば他者の発言も消せるようですが、訪問者は発現のみ可能となっていて、自分以外のコメントについては削除が表示されません。, なお、このコメント欄、Webパーツではないようです。ページの編集を行うと、ページ下部に表示されますが、パーツの削除は行えませんでした。ただ表示、非表示を切り替えることはできそうです。, 初期値がコメントアリとなっているため、モダンサイトを利用しているといやおうなしにコメントが追加されているようです。このコメントを全般的に使わせないようにすることは可能となっていて、SharePoint 管理センターより、設定を選び一番下にあるサイトページのコメントを無効にすることが可能です。, 現時点ではこのコメントは投稿通知ができないようで、ページの管理者がコメントを基にアクションを起こすというのは難しいかもしれません。ページに記載した内容について討議したい時などを想定するとよいのかもしれませんが、それだとYammerグループを読み込ませたほうがよさそうだったりもするので、現時点では使い道があまりないのかなとも。この内容を基にFlowを起動するなどができるとよいと思うので、機能追加を待ちたいところです。, mohessuさんは、はてなブログを使っています。あなたもはてなブログをはじめてみませんか？, Powered by Hatena Blog すると、アイテムが変更されたときに通知という変更通知の設定画面が出てきます。（ここでのアイテムとはファイルの事です。） ここで、上部にある そうであれば、編集した内容を保存した時に、ファイルから個人情報が削除されているため ｢作成者｣ となって表示されるといった可能性があるかもしれません。 Microsoft Teams ではチームを作らずとも「チャット」の機能を利用して他のユーザーとコミュニケーションを行うことができます。 このとき、1 : 1 での利用はもちろん、3 人以上でグループチャットを行うこができるのですが、前者と後者では実はできることが異なるようです。

SharePointを共有フォルダのように使う方法を説明します。SharePointのサイト上限数は500,000サイト、データ容量は1TB＋契約ユーザー×10GBです。かなり多くのデータが格納できるので、例えば部門別のアクセス権をかけたサイト等を作りドキュメントを共有すると便利に使えると思います。 この方法でもうまくいかないということであれば、どのような環境で Word 文書を共有しているのかががわかると手がかりにつながる情報が得られるかもしれませんので、追加で書き込むと良いと思います。 これで、チェックインが完了し、他のヒトがファイル編集できるようになりました。それでは、このファイルのバージョン履歴を見てみましょう。 ファイル・フォルダを選んで、右クリックから通知でも良いです。 フォルダまたはファイルを選択して、 見つけられないので他人に聞いて回って、それでもなければ諦める。, 文書管理の観点で述べさせていただくと、せっかくSharePointと言うステキなシステムを使うのであれば、登録された情報（＝資産）を「活用」、つまり、「探せる」ように構築すべきと考えます。登録・管理に主眼を置く「文書管理システム」を基盤として、情報共有・資産活用を促進するための「文書活用システム」へ、と言うことですね。, 具体的には『登録するドキュメントに有用なプロパティ情報を"正しく"付けて、利用者が迷うことなく目的の文書に辿りつけるようにする』。所謂一般的な「文書管理」としても至極単純な結論ですが、正しいプロパティ情報が付いていればこそ、高度な「検索」「抽出」「仕分け」「保持」が実現できます。, 業務の中で文書を探す際には、「顧客名は何か」「案件名は何か」「製品名／型番は何か」「契約番号／注文番号／見積番号は何か」「担当者は誰か」「登録したのは誰か」…などと言った『目的に合うものを探す』探し方が一般的です。 SharePoint標準機能で言えば、管理プロパティを使った検索を実装することで実現できます。, 検索と類似していますが、「2015年度のもの」「分類／カテゴリーが○○のもの」「ステータスが○○のもの」「契約期間が3月31日までのもの」「価格が○円以上のもの」…などと言った『条件に合うものを探す』探し方が可能となります。 SharePoint標準機能で言えば、「メタデータ 返信お待ちしています。, フィードバックをお送りいただきありがとうございます。今後のサイト改善に役立てて参ります。, このスレッドはロックされています。質問をフォローすることや役に立つと投票することはできますが、このスレッドに返信することはできません。.

ですべての共有を停止できます。 でも、関係ない文書まで見つかり、玉石混こうの中から目的の文書に辿りつけない。 今回のTipsで10回目！実は、弊社担当の最終回となります。   作成されるバージョンが多すぎるため、[保存] をだれかがクリックするたびに、バージョンが作成されるわけではありません。, メモ  画面右側にアクセス許可管理設定が出てきます。ここで、現在共有している相手の一覧を見ることが出来ます。 SharePoint サイト、リスト、ライブラリに対してユーザーがアクセスできる権限を、管理者がユーザーごとに権限を付与、設定変更をすることができます。 下記の手順を行えるアクセス権限は、「フルコントロール」のユーザーです。 1． Webパーツが 41あるからといって．．．すべてを使って理解するのは 大変なので、SharePoint Onlineがはじめての方や モダンUIに慣れていない方は、まず 『よく使う モダン表示 Webパーツ TOP10』から 覚えていくとよろしいかと。 を選びます。または、上部メニューでも同じことが出来ます。, 他の操作にも言えることですが、SharePointには同じアクション（開くなど）を行うときに複数の方法（右クリック or 上部メニュー）があります。, なおWeb版を開いたあとに、デスクトップ版でも開くには、 Word 2013 のセキュリティ センターの ｢ファイルを保存するときにファイルのプロパティから個人情報を削除する｣  のチェックを外す方法を試してはいかがでしょう。 Why not register and get more from Qiita? お世話になります． Word2013の変更履歴機能を使って複数人で校閲をしておりますが， 校閲者の名前・色が同一となってしまい，誰がどの変更あるいはコメントをしたのかが わからない状況にあります． 社内規則により，サインインをしない状態で使っています． さらに、あなたがTeamsの所有者である場合、ごみ箱画面の最下部から第2段階のごみ箱に移動して、ファイルを復元することが可能です。所有者でない方は、所有者に依頼してください。, この第2段階のごみ箱の保持期間も約3か月です。つまり、合わせて約6か月間、誤って消したファイルを復元可能ということです。, 画面表示のアレンジ方法をいくつか紹介します。なお、Teamsのファイルタブでもここに挙げたものと同じ操作が出来ます。, ファイル一覧画面をもっと広く表示させたいときは、画面上部右側の斜め向き矢印アイコン コンテンツの展開 をクリックしてください。トップのロゴ、左側メニューが消え、すっきり見られます。元に戻す場合は、同じ場所のアイコンをクリックしてください。, ファイルの表示形式を、リストではなくタイルにしたい場合は、上部のメニュー右側にある すべてのドキュメント　＞　タイル　をクリックしてください。画像ファイルを見るときに便利です。元に戻すときは、同じ場所からリストを選びます。, をクリックします。すると、選択したファイルがピン留めされます。 　チェックインの仕方は、先ほどと同様に　ファイル　＞　情報　から行います。

すると、query.iqyという接続情報ファイルがダウンロードされるので、これをクリックします。 今回は、任意のチャネルにファイルをアップロードしてみましょう。, または、画面上部の横メニューバーでアップロードを選びます。この場合、ファイルかフォルダいずれかを選ぶことが出来ます。, ファイルの削除は、ファイル名左横の丸ボタンを選択してから上部のメニューバーで削除をクリックします。 事前承認の決定を従業員に電子メールで送信します。Emails the pre-approval decision to the employee.   チェックアウトされたバージョンを破棄した場合、バージョンは作成されません。, バージョンで間違いが見つかった場合などは、ファイルの単一のバージョンを削除することができます。そのバージョンがバージョン履歴から削除されます。ただし、実際のファイルを削除すると、そのすべてのバージョンが削除されます。既定では、削除されたバージョンはごみ箱に送られ、完全に削除されるまでは復元可能です。組織によって削除の方法が異なる場合もあります。, 重要  保存するバージョンの数が組織によって制限されている場合、制限値に達すると、最も古いバージョンが完全に削除されます。これらのバージョンはごみ箱には送られません。, 組織のニーズに応じて、メジャー バージョンのみを管理する簡易バージョン管理をライブラリに設定するか、またはライブラリがメジャー バージョンとマイナー バージョンの両方を管理するように設定できます。グループ内のユーザーが複数の改訂を使用する機会があまりない場合は、簡易バージョン管理を指定します。複数のユーザーがファイルを使用し、通常複数のバージョンが作成される場合は、メジャー バージョンとマイナー バージョンの両方を管理するように指定します。, 2 種類のバージョンを利用することで、コンテンツをより良い方法で管理できます。コンテンツを操作するユーザーがファイルの現在の状態を把握することができます。メジャー バージョンは通常、より大きなグループによって表示およびレビューが行われる準備ができたものであり、マイナー バージョンはまだ作業途中の下書きです。, 両方の種類のバージョンを管理すると、バージョン履歴の重要性が高まります。メジャー バージョンは、ファイルがレビューのために送信されたり他のユーザーに配布されたりするなどの、ファイル作成におけるマイルストーンを表していると言えます。マイナー バージョンは一般的に、コンテンツをまだ書いている途中で保存またはチェックインされたバージョン、または小さなエラーが修正されたバージョンのような、日常的な増分として使用されます。ファイルのバージョン履歴を見る場合には、ファイルの作成段階を特定でき、履歴を参照しやすいメジャー バージョンが便利です。, メジャー バージョンとマイナー バージョンを管理するとき、バージョンをメジャー バージョンに指定しない限り、既定ではマイナー バージョンとして保存されます。ファイルを保存して閉じると、バージョンはマイナー バージョンとして管理されます。ファイルをメジャー バージョンにするには、まずファイルを発行する必要があります。ライブラリのドロップダウン コマンドを使用してファイルを発行できます。Microsoft Window SharePoint Services と互換性のあるプログラムでは、プログラムのコマンドを使用できる場合もあります。既定では、各メジャー バージョンは最大 511 の下書き (マイナー バージョン) を含むことができますが、サイトの管理者や所有者によってバージョン数がさらに制限されていることもあります。, バージョンを削除する権限がある場合、マイナー バージョンを別のマイナー バージョンで上書きできます。以前のバージョンに間違いがあるため維持する必要がないときなどは、そのバージョンを上書きします。メジャー バージョンを発行した後でファイルに間違いが見つかった場合、バージョンを非公開にすると再度マイナー バージョンに戻ります。, ファイルをチェックアウトしてから作業する場合、チェックインするバージョンの種類を指定することができます。ファイルをチェックインするときにメジャー バージョンとして指定する場合、ファイルを発行する必要はありません。, バージョンには作成時に番号が付けられます。簡易バージョン管理が有効になっているリストやライブラリでは、バージョン 1 は最初に作成またはアップロードされたバージョンであり、バージョン番号はバージョン 2、バージョン 3、という具合の整数になります。, メジャー バージョンとマイナー バージョンを管理する場合、メジャー バージョンは整数であり、マイナー バージョンは小数です。0.1 はファイルの最初のマイナー バージョンで、1.3 は 1 回発行されたファイルの 3 番目のマイナー バージョンです。2.0 は発行済みのファイルの 2 番目のメジャー バージョンです。, 現在発行されているメジャー バージョンが強調表示されます。バージョン番号は整数です。, リストまたはライブラリで、ファイルやリスト アイテムのバージョン番号を示す [バージョン] 列を表示できます。これは情報が頻繁に変更される場合に便利な機能です。ビューの操作の詳細については、[参照] セクションのリンクを参照してください。, メジャーおよびマイナー バージョンの管理は、リストとライブラリのコンテンツの承認と統合します。, コンテンツの承認が必要な場合、リスト アイテムまたはファイルは、承認の権限を持つユーザーによって承認または却下されるまで、下書きまたは承認待ちの状態になります。アイテムまたはファイルは承認されると、リストまたはライブラリで [承認済み] 状態が割り当てられ、リストまたはライブラリを表示する権限があるユーザーに表示されます。アイテムまたはファイルが却下されると、承認待ちの状態になり、下書きを表示する権限を持つユーザーにのみ表示されます。, コンテンツの承認が必要なライブラリでメジャー バージョンとマイナー バージョンの管理を有効にする場合、組織内でワークフローが作成されていれば、ワークフローを追加することもできます。ワークフローでは、レビュー、承認など、ファイルがビジネス プロセスの中をどのように進むのかを制御できます。ワークフローを使用して、メジャー バージョンがチェックインされるときの承認プロセスを管理できます。, 既定では、メジャー バージョンとマイナー バージョンの両方を管理するライブラリでは、まずファイルを発行しなければそのメジャー バージョンは作成されません。マイナー バージョンは作業途中の下書きと見なされます。したがって、承認待ち状態のアイテムとしては表示されません。, たとえば、旅行代理店がドキュメント ライブラリを使ってファイルを管理するケースを考えてみます。チーム メンバが新しい企画書を作成し、そのファイルのマイナー バージョンを管理するとします。特定のバージョンに間違いが見つかった場合は、以前のバージョンを復元できます。企画書が完成したら、メジャー バージョンを作成して法務部門や上長に承認を依頼し、発行することになります。ファイルが承認された段階で、他の社員がそのファイルを閲覧できるようになります。, 承認待ち状態のアイテムまたはファイルは、既定では、その作成者およびアイテムを承認する権限を持つユーザーにのみ表示されますが、他のユーザー グループがそれらを表示できるかどうかを指定することができます。, コンテンツの承認が必要な場合、コンテンツを閲覧する権限はあるが下書きを表示する権限のないユーザーは、リスト アイテムまたはファイルの最後に承認されたバージョン、あるいはメジャー バージョンを閲覧できます。ライブラリでメジャー バージョンとマイナー バージョンが管理されている場合で、メジャー バージョンがまだ発行されていないときは、下書きを表示する権限のないユーザーはファイルを閲覧できません。, ファイルのチェックアウトではバージョン管理を利用します。ファイルをチェックアウトする場合、バージョンはファイルを再度チェックインするときにのみ作成されます。そのため、バージョンをいつ作成するかを特に指定することができます。チェックアウトが不要の場合、ファイルを最初に保存するときにバージョンが作成され、ファイルを閉じるとこのバージョンが更新されます。ファイルを再度開いて保存すると、別のバージョンが作成されます。状況によっては、会議に出席するため、ファイルの変更が終わる前にファイルを閉じる必要がある場合など、複数のバージョンを作成するつもりがなくても作成されることがあります。, チェックアウトが必要な場合は、まずファイルをチェックアウトしてからでなければ、ファイルの追加、変更、またはプロパティの変更はできません。ファイルをチェックインするときに、ファイルに行った変更についてのコメントを追加するように求められます。コメントはバージョン履歴の重要性を高めるために役立ちます。, リスト アイテムまたはファイルが最初に作成されるとき、あるいはファイルがアップロードされるとき。.

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